5 Solutions de Messagerie Professionnelle Sécurisées pour les Entreprises

À l’heure où chaque entreprise doit incontestablement posséder une adresse e-mail professionnelle et où les attaques informatiques sont de plus en plus répandues, l’importance d’une boîte mail professionnelle sécurisée ne peut être sous-estimée. Cet outil devient essentiel non seulement pour communiquer de manière efficace avec les prospects et les clients, mais également pour préserver la confidentialité des informations sensibles. Se distinguant nettement des services de messagerie personnels, les boîtes mail professionnelles proposent une variété de fonctionnalités avancées conçues pour répondre aux exigences spécifiques des entreprises.

Les 5 meilleures boites mail professionnelles et sécurisées pour les entreprises

Infomaniak kMail : une boite mail pro, complète et sécurisée

Infomaniak, la société suisse de services d’hébergement web, se positionne également comme l’un des principaux fournisseurs de services de messagerie électronique professionnelle en français.

Avec la gestion de plus d’un million de comptes e-mail, Infomaniak est incontestablement une référence incontournable dans ce domaine, capitalisant sur une expérience de plus de 25 ans.

Le service de boîte mail professionnelle offre diverses options aux professionnels, à partir de seulement 1,5€ par utilisateur et par mois si vous possédez déjà votre nom de domaine et souhaitez exclusivement utiliser leur solution de messagerie.

Pour accéder à la suite logicielle complète kSuite proposée par Infomaniak, incluant notamment leur version de la suite bureautique en ligne, un service de stockage cloud, les tarifs débutent à partir de 3,29 euros par utilisateur et par mois. Cette offre permet de bénéficier de 5 adresses e-mail professionnelles et sécurisées, ainsi que d’un espace de stockage en ligne de 3 To par utilisateur.

Les principales fonctionnalités proposées dans la version pro d’Infomaniak Service Mail :

Infomaniak propose une boîte e-mail illimitée qui ne présente aucune restriction en termes d’espace de stockage. Cela permet un archivage sans limite de toutes vos pièces jointes volumineuses.
Les utilisateurs ont la possibilité d’attacher des pièces jointes allant jusqu’à 3 Go dans leurs e-mails.
Infomaniak intègre un filtre anti-spam puissant qui est activé par défaut, garantissant une lutte efficace contre les courriers indésirables et les tentatives de phishing.
Les virus sont systématiquement détectés et éliminés avant même qu’ils n’atteignent votre boîte mail.
Il est également envisageable d’importer automatiquement tous vos e-mails précédents provenant d’autres fournisseurs (comme Gmail, Yahoo, Outlook, OVH, etc.) vers votre boîte mail Infomaniak.
Des sauvegardes quotidiennes et automatiques de l’ensemble de vos e-mails sont réalisées sur deux centres de données distincts, réduisant ainsi considérablement le risque de perte de données.
En cas de besoin, vos données sont restaurables en moins de 7 jours.
Le système prend en charge les alias, offre un répondeur intelligent, permet l’usage de signatures personnalisées et propose une redirection en un simple clic.
La personnalisation des dossiers IMAP est possible.
Enfin, pour une gestion en déplacement, une application mobile est disponible sur Android et iOS, permettant de consulter et gérer vos e-mails en toute mobilité.

kSuite, une suite logicielle complète pour les entreprises

En plus du service de messagerie professionnelle kMail, Infomaniak a développé une gamme complète d’outils et de logiciels disponibles pour les utilisateurs souscrivant aux abonnements kSuite Standard, kSuite Pro ou kSuite Entreprise (disponibles à partir de 1,58 euro par utilisateur et par mois).

Opter pour l’offre kSuite offre un accès à une variété d’applications qui se révèlent essentielles dans la gestion quotidienne de votre entreprise. Voici un aperçu des différents outils mis à disposition :

kDrive : Un système de stockage cloud pouvant contenir jusqu’à 106 To de données par utilisateur.
Docs, Grids, Points : Une alternative à la suite bureautique traditionnelle vous permettant de créer, partager et modifier divers types de documents en ligne. De plus, la fonctionnalité de collaboration sur des fichiers partagés entre collaborateurs est incluse.
kMeet : Un outil de visioconférence gratuit et sécurisé.
SwissTransfer : facilite l’envoi de fichiers volumineux allant jusqu’à 50 Go.
Custom Brand : Personnalisez l’apparence de l’interface pour qu’elle reflète l’image de marque et l’identité visuelle de votre entreprise.

Avec kMail et sa suite kSuite, Infomaniak propose des solutions professionnelles complètes qui vont au-delà de la simple gestion des e-mails, tout en proposant un accès très économique à sa fonctionnalité de boîte mail si tel est le choix de l’entreprise.

Proton Mail : la boite mail professionnelle la plus sécurisée

Conçu en 2014 par des chercheurs du CERN et du MIT, Proton Mail est un service de messagerie électronique établi en Suisse qui a immédiatement distingué son lancement en offrant des fonctionnalités de chiffrement de bout en bout.

Actuellement adopté par plus de 10 000 entreprises à l’échelle mondiale, ce service ne détient pas les clés de chiffrement, garantissant ainsi que même les employés de Proton Mail n’ont pas la capacité d’accéder aux e-mails des utilisateurs. De plus, les données sont entreposées en Suisse, un pays reconnu pour son cadre juridique rigoureux en matière de protection des données.

L’interface utilisateur de Proton Mail se veut intuitive, avec une version gratuite dotée de fonctions basiques et une compatibilité avec les clients de messagerie courants grâce au protocole IMAP/SMTP.

Cependant, il est important de noter que bien que Proton Mail offre un niveau de sécurité élevé, sa version gratuite, qui se positionne comme une alternative à Gmail, présente des restrictions quant à l’espace de stockage et au nombre d’e-mails envoyés par jour, ce qui pourrait ne pas convenir à un usage professionnel.

Pour profiter de fonctionnalités avancées telles que la personnalisation du domaine de l’adresse e-mail, l’accès au VPN, le stockage cloud ou encore le partage de calendrier, une souscription mensuelle payante à 6,99 euros par utilisateur sera nécessaire.

Les principales fonctionnalités proposées dans la version pro de Proton Mail :

Voici une synthèse de toutes les fonctionnalités incluses dans la version professionnelle de Proton Mail :

Offre 15 Go d’espace de stockage total par adresse e-mail (partagé entre Proton Mail, Proton Calendar et Proton Drive).
Assistance prioritaire incluse.
Intègre un assistant d’importation Easy Switch pour transférer vos e-mails d’un autre fournisseur.
Jusqu’à 10 adresses e-mail par utilisateur.
Supporte 3 domaines de messagerie personnalisés.
Capacité d’envoi illimité de messages par jour.
Nombre illimité de dossiers, d’étiquettes et de filtres personnalisés.
Limite de taille des pièces jointes fixée à 25 Mo par e-mail.
Personnalisation des signatures avec HTML pour insérer votre logo, vos comptes de réseaux sociaux et coordonnées.
Chiffrement de bout en bout des e-mails.
Protection d’e-mails envoyés par mot de passe (nécessité d’un mot de passe pour ouvrir le message).
Informations sur les contacts chiffrées.
Possibilité de créer des groupes de contacts (jusqu’à 100 par groupe).
Compatible avec les clients de messagerie (via IMAP/SMTP).
Fonction de réponse automatique en cas d’absence.
Offre une adresse catch-all (garantissant la réception de tous les e-mails, même ceux envoyés à une adresse mal orthographiée mais liée à votre domaine).
Alias « Hide My Email » illimités (dans le plan Business).

Proton Calendar :

Jusqu’à 25 calendriers par utilisateur.
Chiffrement de bout en bout pour les calendriers.
Partage de calendrier possible.
Envoi et réception d’invitations.

Proton Drive :

Espace de stockage de 15 Go par utilisateur.
Chiffrement de bout en bout des données stockées.
Partage de fichiers et de dossiers via un lien avec sécurité avancée.
Gestion d’équipe intégrée (dans le plan Business).
Éditeurs de documents (documents, feuilles de calcul, présentations) inclus (dans le plan Business).

Proton VPN :

1 connexion à un serveur VPN gratuit au total.
Plus de 100 serveurs situés dans 3 pays (États-Unis, Pays-Bas, Japon).
Vitesse VPN moyenne.
Serveurs VPN chiffrés.

Gestion d’équipe :

Authentification à deux facteurs avec code par SMS pour se connecter.
Console d’administration.
Facturation centralisée.
Multiples rôles d’administrateur.
Possibilité de se connecter en tant qu’utilisateur.
Gestion des identifiants des utilisateurs.
Gestion des sessions des utilisateurs.

Support :

Accord de traitement des données conforme au RGPD.
Conformité avec la loi HIPAA.
Assistance prioritaire par e-mail.
Assistance téléphonique (pour les comptes de 6 utilisateurs ou plus).
SLA/uptime : 99,95 % de disponibilité du service.

ProtonMail : pour qui ?

ProtonMail s’adresse à une gamme variée d’utilisateurs, allant des individus préoccupés par leur vie privée aux organisations en quête d’une messagerie professionnelle offrant des fonctionnalités de sécurité avancées.

Bien que ce service puisse être adopté par toute entreprise, il se destine particulièrement aux petites et moyennes entreprises, aux organismes à but non lucratif, aux journalistes, aux avocats et aux professionnels de la santé. Toutefois, il peut s’avérer moins approprié pour les grandes entreprises nécessitant des options de personnalisation plus poussées ou des services de messagerie instantanée (comme Microsoft Teams, par exemple).

Google Workspace (Gmail pro) : l’email pro et l’écosystème Google

Google Workspace, autrefois connu sous le nom de G Suite, constitue un ensemble d’outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud, développés par Google.

L’un des éléments centraux de Google Workspace est Gmail, la plateforme de messagerie en ligne de ce géant technologique. Bien que la version gratuite de Gmail soit largement reconnue, une version payante est également proposée, fournissant une variété de fonctionnalités avancées.

Cette déclinaison professionnelle de Gmail est particulièrement prisée par des entreprises de toutes tailles, du fait de sa facilité d’accès à l’ensemble des outils professionnels fournis par la société basée à Mountain View.

Caractéristiques clés et avantages de la version pro de Gmail

L’un des éléments clés de la version payante de Gmail est la possibilité de personnaliser le domaine associé à votre adresse e-mail, ce qui renforce son aspect professionnel. En optant pour le compte professionnel, vous obtenez un accès sans restrictions à l’ensemble des services additionnels de Google, dont Google Meet, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, et bien plus encore.

La version payante, disponible à partir de 5,75 euros par utilisateur et par mois, offre également une capacité de stockage accrue, avec une base de 30 Go par utilisateur. Ce volume de stockage augmente en fonction des plans supérieurs.

Contrairement à la version gratuite de Gmail, la version professionnelle ne comporte pas de publicités, ce qui améliore l’expérience utilisateur en la rendant plus propre et moins distrayante.

Aspects de sécurité de Gmail

La sécurité demeure un aspect crucial pour toute entreprise, et Gmail n’échappe pas à cette exigence. La version professionnelle de Gmail au sein de Google Workspace propose diverses fonctionnalités de sécurité avancées, dont l’authentification en deux étapes, une protection contre le phishing et le spam, ainsi que la faculté d’archiver et de conserver les e-mails et les chats pour une période déterminée grâce à Vault.

De surcroît, Google se conforme à plusieurs normes et certifications de sécurité internationales, renforçant ainsi sa crédibilité en matière de sécurité.

Microsoft Outlook pour les entreprises : la boite mail pro par Microsoft

Dans le domaine extrêmement compétitif des fournisseurs de services de messagerie, Microsoft Outlook Business s’est imposé comme un acteur majeur.

La version payante de Microsoft Outlook fait partie intégrante de la suite Microsoft 365. C’est une plateforme de messagerie robuste qui propose bien plus que les fonctionnalités classiques de courrier électronique. Pour un tarif mensuel ou annuel commençant à 5,60 euros HT par utilisateur et par mois, les utilisateurs peuvent profiter de toute la puissance de la suite de productivité de Microsoft, comprenant Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneDrive, ainsi que des fonctionnalités additionnelles telles que Teams pour une collaboration en temps réel.

Parmi ses caractéristiques clés, on retrouve la gestion intégrée du calendrier, des tâches et des contacts, l’accès à un espace de stockage en ligne via OneDrive, ainsi que la capacité d’intégrer des applications et services tiers. Malgré sa complexité apparente, l’interface utilisateur d’Outlook demeure à la fois intuitive et complète.

L’un des points forts d’Outlook réside dans son excellente intégration avec les autres produits Microsoft, ce qui simplifie grandement la collaboration et le partage d’informations. La version professionnelle de la boîte de réception propose également un filtre anti-spam efficace et des options pour personnaliser les règles de courrier électronique.

En matière de sécurité, Microsoft a consenti d’importants investissements pour préserver les données des utilisateurs. Cependant, il est important de noter que contrairement à d’autres fournisseurs mentionnés dans cet article, les e-mails envoyés et reçus via Outlook ne sont pas chiffrés de bout en bout.

Mailfence, une boîte mail sécurisée

Mailfence, un service de messagerie électronique établi en Belgique, est en train de gagner en popularité, surtout parmi les individus et les groupes qui accordent une grande importance à la préservation de la vie privée.

Les principales fonctionnalités de Mailfence

La version payante de Mailfence, disponible à partir de 3,5€ par mois, offre des fonctionnalités avancées qui ne sont pas incluses dans sa version gratuite. Cela comprend un espace de stockage d’e-mails plus important, la possibilité d’utiliser des domaines personnalisés, la création d’alias d’e-mail, des fonctionnalités de calendrier et de contacts, ainsi qu’une protection renforcée contre le spam et les virus.

Cette solution de messagerie professionnelle et sécurisée supporte également les protocoles POP, IMAP et SMTP, permettant aux utilisateurs d’accéder à leurs e-mails depuis n’importe quel autre client de messagerie.

Le principal avantage de Mailfence réside dans son engagement envers la protection de la vie privée et la sécurité. L’entreprise n’affiche aucune publicité et assure qu’elle ne trace pas ses utilisateurs. De plus, étant basée en Belgique, elle bénéficie des lois strictes sur la protection des données de l’Union européenne.

Cependant, il existe quelques inconvénients à prendre en compte. Certains utilisateurs jugent l’interface de Mailfence un peu dépassée par rapport à celle de ses concurrents, et le service manque d’applications mobiles dédiées, même s’il est compatible avec les applications de messagerie standard sur les appareils mobiles.

Sécurité de Mailfence

Avec Mailfence, la totalité des e-mails est soumise à un chiffrement de bout en bout, ce qui implique que seule la personne qui envoie et celle qui reçoit le message ont la capacité de déchiffrer le contenu. Cette solution repose sur le protocole OpenPGP, reconnu comme étant l’un des plus fiables pour le cryptage des e-mails.

Par ailleurs, Mailfence propose une authentification à deux facteurs, ajoutant ainsi une couche de sécurité supplémentaire. Les utilisateurs peuvent également apposer une signature numérique à leurs e-mails pour prouver leur identité à leurs correspondants.

Comparatif des prix des boites mail professionnelles :

Outre les fonctionnalités, le coût des logiciels de messagerie professionnelle représente souvent un facteur déterminant dans le processus de prise de décision.

Voici une comparaison des différents tarifs pratiqués par les prestataires mentionnés dans cet article :

kMail : à partir de 1,5€ par adresse e-mail par mois sans accès à kSuite ;
kMail et kSuite : à partir de 3,68€ par utilisateur et par mois ;
Proton Mail Business : à partir de 6,99€ par mois ;
Google Workspace : à partir de 5,75 euros par utilisateur et par mois ;
Outlook dans Microsoft 365 Business : à partir de 5,60 euros HT par compte par mois ;
Mailfence : à partir de 3,5 euros par adresse e-mail professionnelle par mois.

Les questions fréquentes sur les boites mails professionnelles

Quelle boite mail choisir pour les professionnels ?

Quand on gère une entreprise, il est recommandé d’avoir une adresse e-mail professionnelle liée à son site web. Cela améliore l’image et la perception de sérieux de l’entreprise, contrairement à une adresse se terminant en @gmail.com ou @free.fr, pour ne mentionner que deux services de messagerie gratuits populaires.

Comme démontré dans cet article, il existe de nombreuses options pour créer et gérer une boîte e-mail professionnelle. Voici les trois meilleures solutions selon notre évaluation :

Infomaniak kMail : Une suite e-mail complète et sécurisée, gratuite pour la première adresse e-mail, puis 3,29€ par mois par utilisateur pour la suite complète, ou seulement 1,5€ par adresse e-mail professionnelle si vous n’utilisez que ce service.
ProtonMail : La boîte e-mail professionnelle la plus sécurisée, à 6,99€ par utilisateur par mois.
Google Workspace: La boîte e-mail la plus intégrée aux services de Google, à partir de 5,75€ par utilisateur par mois.

Comment créer une adresse mail professionnelle gratuitement ?

Si vous ne cherchez pas à utiliser une boîte e-mail professionnelle complète, mais que vous souhaitez simplement avoir une adresse e-mail professionnelle que vous pourrez consulter via un logiciel de webmail gratuit disponible sur votre hébergeur web, cela est tout à fait possible. Cependant, cette option est moins intuitive à utiliser et offre généralement moins de fonctionnalités.

Pour créer cette adresse e-mail professionnelle, vous devrez avoir accès au panneau de contrôle (Cpanel) de votre fournisseur d’hébergement web.

Si vous n’êtes pas familier avec le terme « Cpanel » ou si vous n’avez pas accès à cette fonctionnalité avec votre fournisseur, il est recommandé de contacter directement votre hébergeur de site internet pour demander de l’aide.

Voici un résumé des étapes à suivre pour ceux qui ont accès à leur Cpanel :

1. Si ce n’est pas déjà fait, achetez un nom de domaine (l’URL de votre site web qui sera également utilisée pour votre adresse e-mail) et un hébergement web. Vous pouvez utiliser un fournisseur réputé et abordable pour cela.

2. Une fois que vous avez votre nom de domaine et votre hébergement web, accédez au Cpanel de votre serveur. (Si vous utilisez OVH, IONOS ou tout autre hébergeur qui n’offre pas d’accès au Cpanel associé à votre hébergement, les procédures seront différentes. Veuillez consulter leur centre d’aide.)

3. Cliquez sur « Comptes de messagerie » ou une option similaire.

4. Sélectionnez « Créer« .

5. Choisissez le domaine associé à la nouvelle adresse e-mail professionnelle que vous souhaitez créer.

6. Indiquez le nom d’utilisateur qui apparaîtra avant le @ dans l’adresse (par exemple : contact@votredomaine.com).

7. Définissez un mot de passe sécurisé pour votre nouvelle adresse e-mail.

8. Configurez des paramètres complémentaires tels que l’espace de stockage autorisé.

9. Finalisez la création.

Une fois ces étapes terminées, vous devriez voir apparaître la nouvelle adresse e-mail dans la liste des comptes de messagerie répertoriés dans votre Cpanel. Un bouton d’accès rapide vous permettra de vous connecter à votre boîte e-mail via un logiciel de webmail gratuit tel que Roundcube ou tout autre service similaire.

Comment bien choisir une boite de messagerie pour son entreprise ?

Lorsque vous choisissez un fournisseur de services de messagerie pour votre entreprise, vous prenez une décision cruciale qui peut influencer considérablement l’efficacité de vos communications internes et externes.

Voici quelques critères essentiels à prendre en compte lors de la sélection d’un service de messagerie professionnel :

1. Fiabilité et disponibilité : Optez pour un fournisseur offrant une haute disponibilité (99,9 % ou plus est idéal), garantissant ainsi un service opérationnel en quasi-permanence.

2. Sécurité : Assurez-vous que le service de messagerie propose un niveau élevé de sécurité, incluant le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs, la protection contre les logiciels malveillants et les tentatives de phishing, ainsi que d’autres mesures de sécurité.

3. Convivialité et facilité d’administration : Les fonctionnalités doivent être intuitives pour les utilisateurs et gérables facilement par votre équipe informatique. La migration des données existantes vers le nouveau système doit également être fluide.

4. Compatibilité : La compatibilité avec les autres outils et logiciels que votre entreprise utilise est essentielle. Si vous utilisez principalement les outils de la suite Google, optez pour leur service de messagerie qui s’intègre parfaitement à l’ensemble de leurs applications.

5. Espace de stockage : Vérifiez que le fournisseur propose un espace de stockage suffisant par utilisateur. Les besoins peuvent varier en fonction de la nature de votre activité et du volume de pièces jointes que vous envoyez.

6. Support client : Un support client de qualité est crucial en cas de problèmes techniques. Choisissez un fournisseur qui propose une assistance rapide et efficace, notamment pour la configuration technique de votre compte.

7. Fonctionnalités additionnelles : Recherchez des fonctionnalités comme la gestion des tâches, le calendrier partagé, le stockage sur le cloud, la vidéoconférence, etc. Ces fonctionnalités peuvent contribuer à améliorer la productivité de votre entreprise.

8. Tarification : Enfin, comparez les tarifs des différents fournisseurs. Assurez-vous de comprendre ce qui est inclus dans le prix et prenez en compte les éventuels coûts supplémentaires liés à des fonctionnalités ou services additionnels.